Microsoft hỗ trợ người dùng dễ dàng tạo các chữ ký trong email với các hình ảnh chứa liên kết đến website hoặc logo công ty bằng phần mềm Outlook. Bạn cần phải có một chút kinh nghiệm để lựa chọn font chữ, màu sắc, và thiết kế của chữ ký phù hợp với doanh nghiệp hoặc mục đích sử dụng của mình. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho bạn 2 cách tạo chữ ký trong Outlook để cho email của bạn trông trở nên chuyên nghiệp hơn.
Ghi chú: Nếu như bạn thường xuyên gửi thư bằng Gmail thay vì Outlook, hãy tham khảo bài viết Cách tạo chữ ký trong Gmail của chúng tôi.
Lợi ích của việc tạo và thêm chữ ý email trong Outlook
- Chữ ký trong email Outlook của bạn sẽ có tác dụng cung cấp thêm các thông tin quan trọng liên quan đến bạn, giúp người dùng dễ dàng ghi nhớ hơn.
- Cho phép những người dùng dễ dàng liên lạc với bạn khi nhìn vào các thông tin này.
- Đóng góp vào việc xây dựng thương hiệu doanh nghiệp, thương hiệu cá nhân với bạn hàng, đối tác.
- Nếu như bạn có chèn thêm link website công ty bên trong chữ ký email thì nó cũng góp phần tăng lượng khách hàng truy cập vào website.
Cách tạo chữ ký email trong Outlook tự động
Bước 1: Bạn hãy khởi chạy ứng dụng Outlook trên máy tính của mình. Chuyển đến thẻ Home và nhấn chọn New email.
Bước 2: Lúc này, bạn sẽ nhìn thấy một cửa sổ mới. Tại đây, bạn hãy chuyển đến thẻ Insert, sau đó chọn Signature rồi click vào nó một lần nữa.
Bước 3: Bên trong thẻ Email Signature, bạn hãy nhấn vào nút New và đặt tên cho chữ ký Outlook mới của mình.
Bước 4: Bên trong phần Edit Signature, bạn hãy bổ sung đầy đủ các thông tin cơ bản mà bạn muốn chúng xuất hiện trong chữ ký của mình.
Những thông tin ấy có thể là:
- Họ và tên
- Chức vụ
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
- Website công ty
- Fanpage công ty
Nếu như bạn muốn chèn đường link website công ty vào phần chữ ký trong email Outlook của mình, hãy nhấn vào biểu tượng Liên kết (như hình minh họa bèn dưới) và nhập thông tin website cần chèn.
Bước 5: Tiếp theo, sẽ có 2 tùy chọn tùy chỉnh chữ ký email Outlook dành cho bạn, đó là New messages và Replies/Forward.
- New Messages: Lựa chọn này sẽ cho phép tự động thêm thông tin chữ ký cho các thư mới về sau. Bạn có thể chọn nó từ Menu được thả xuống.
- Replies/Forward: Lựa chọn này sẽ cho phép tự động thêm thông tin chữ ký cho các thư trả lời hoặc chuyển tiếp. Bạn cũng cần chọn mẫu chữ ký từ Menu thả xuống.
Bước 6: Sau khi đã hài lòng với chữ ký của mình. Bạn hãy nhấn nút OK bên dưới để lưu lại những thông tin này.
Cách tạo chữ ký email trong Outlook thủ công
Phần tiếp theo đây, mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách chèn thông tin chữ ký trong email Outlook thủ công đơn giản.
Bước 1: Bạn hãy mở phần mềm Outlook trên máy. Sau đó, nhấn vào thẻ Home và chọn New Message.
Bước 2: Màn hình sẽ xuất hiện một cửa sổ mới. Bạn hãy nhấn vào thẻ Message và chọn biểu tượng Chữ ký (có hình quyển sổ với cây bút).
Khi menu Chữ ký được hiển thị, bạn có thể lựa chọn bất kỳ chữ ký nào mình đã tạo từ trước. Hoặc bạn cũng có thể sửa đổi nó để phù hợp với mục đích sử dụng của mình.
Cách thay đổi chữ ký email trong Outlook
Sau một thời gian dài sử dụng, có thể một số thông tin trong phần chữ ký của bạn sẽ không còn chính xác nữa và bạn muốn sửa đổi nó cho phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn để bạn có thể làm được điều đó.
Bước 1: Bạn khởi động ứng dụng Outlook. Sau đó, bạn nhấn vào mục File.
Bước 2: Bạn chọn tiếp mục Options.
Bước 3: Cửa sổ Options sẽ được hiển thị, bạn hãy nhấn chọn mục Mail tại giao diện bên trái. Sau đó, tại dòng Create or modify signatures for messages ở bên tay phải, bạn nhấn chuột vào mục Signature.
Bước 4: Lúc này, màn hình máy tính của bạn sẽ hiển thị cửa sổ hộp thoại Signatures and Stationery. Trong phần Select signature to edit, bạn sẽ nhìn thấy được các chữ ký email Outlook trước đó mà mình đã tạo.
Bước 5: Khi muốn tiến hành chỉnh sửa thông tin chữ ký Outlook nào, bạn chỉ cần nhấn vào đó và thay đổi thông tin chữ ký cho phù hợp là được rồi nhấn nút OK để lưu lại các thông tin đã chỉnh sửa.
Bài viết ngắn vừa rồi đã hướng dẫn cho bạn cách tạo chữ ký trong Microsoft Outlook nhanh chóng và đơn giản nhất. Nếu gặp bất cứ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn vui lòng để lại lời nhắn trong phần bình luận bên dưới để Canhrau.com có thể trợ giúp cho bạn nhé.
Nguồn bài viết:
